Digitalisering klinkt vaak als iets groots, technisch of duur. Alsof je plots een volledig softwaresysteem moet laten ontwikkelen of je hele bedrijf moet omgooien. Maar in de praktijk draait het daar helemaal niet om. Voor kleine en middelgrote ondernemingen begint digitalisering met iets veel eenvoudigers: inzicht krijgen in je processen en die stapsgewijs slimmer maken. Niet radicaal alles veranderen, maar kijken waar je vandaag tijd verliest, fouten maakt of dubbel werk doet en daar digitale oplossingen tegenover zetten.
De eerste stap in zo’n traject is meestal verrassend simpel: een goed gesprek met jezelf of je team. Hoe werk je vandaag? Welke taken keren steeds terug? Waar gebeuren dingen handmatig, terwijl je al lang voelt dat het sneller zou kunnen? Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van offertes, die je eerst in Word zet, daarna via mail verstuurt, en dan nog eens moet overtypen in je facturatieprogramma. Zulke handelingen lijken klein, maar tellen op. Door eerst je workflow letterlijk op papier te zetten of visueel met een eenvoudige tool zoals Draw.io of Miro krijg je meteen zicht op waar het beter kan. En dat is de ideale basis om mee te beginnen.
Wat je daarna vooral níét moet doen, is ineens een groot pakket aankopen of een dure consultant inschakelen voor een allesomvattend plan. De beste digitaliseringstrajecten starten klein. Denk aan een online afsprakenagenda, een eenvoudig systeem om je voorraad bij te houden, of een formulier dat automatisch offertes verstuurt. Die eerste kleine verbetering is vaak al voldoende om structureel tijd te winnen. Het is belangrijk dat je kiest voor oplossingen die op termijn kunnen meegroeien met je bedrijf. Wat je vandaag digitaal maakt, moet morgen nog steeds bruikbaar zijn. Let dus op met tools die snel op hun limieten botsen.
Toch merk je als ondernemer soms dat standaardsoftware gewoon niet volstaat. Wanneer je processen uniek zijn en dat zijn ze vaker dan je denkt is maatwerksoftware een slimme zet. Een aangepaste toepassing hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn. Het grote voordeel is dat je alleen bouwt wat je nodig hebt, en niets meer. Geen overbodige knoppen, geen verborgen abonnementskosten. Een goed gebouwd systeem past zich aan jouw manier van werken aan, niet omgekeerd. Denk bijvoorbeeld aan een klantportaal dat niet alleen gegevens toont, maar ook rechtstreeks gekoppeld is aan je planning of facturatie.
Een belangrijk onderdeel van digitalisering is ook automatisatie. Veel administratie is vandaag nog steeds handmatig terwijl het perfect automatisch kan verlopen. Denk aan een factuur die automatisch verzonden wordt na een levering, of een herinneringsmail die naar klanten vertrekt zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Door systemen aan elkaar te koppelen bijvoorbeeld je webshop met je boekhouding, of je CRM met je e-mailplatform haal je dubbel werk uit je proces en vermijd je fouten. Zulke koppelingen (vaak via API’s) zijn technisch, maar voor ons dagelijkse kost. Voor jou betekent het gewoon: rust in je hoofd en tijdwinst in je dag.
Tot slot: vergeet je mensen niet. Digitaliseren lukt alleen als iedereen die ermee moet werken zich ook betrokken voelt. Medewerkers hebben vaak zelf ideeën over wat er efficiënter kan. Door hen vanaf het begin te betrekken in de keuzes en testmomenten, verhoog je niet alleen het draagvlak, maar verbeter je ook de uiteindelijke oplossing. Zo wordt digitalisering geen opgelegd project, maar een verbetering van hun eigen werk.
Het belangrijkste is misschien dit: je hoeft het niet alleen te doen. Een goede digitaliseringspartner vertaalt jouw werking naar haalbare oplossingen, zonder te beginnen over technische termen of dure plannen. Bij Standaert.org vertrekken we altijd vanuit de vraag: waar wil jij tijd winnen? En hoe kunnen we dat op een slimme en betaalbare manier digitaal maken?
Ben je benieuwd hoe dat er voor jouw zaak kan uitzien? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. Wij luisteren, denken mee en geven eerlijk advies. Geen verplichtingen alleen een open gesprek over waar jij vandaag staat, en waar je naartoe wil.